4.073, De 3.1.2002
Presidência da
República
Casa CivilSubchefia para Assuntos
Jurídicos
DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE
2002.
Regulamenta a Lei no 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.
O PRESIDENTE DA
REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84,
inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Capítulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado
ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a
política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer
orientação normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o
Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes
para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de
arquivos;
II - promover o
inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao
intercâmbio e à integração sistêmica das atividades
arquivísticas;
III - propor ao Chefe da
Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento
dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de
gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos
em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração
de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e
prioridades da política nacional de arquivos públicos e
privados;
VII - estimular a
implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal
e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a
integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos
privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no
8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da
República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da
República, a declaração de interesse público e social de arquivos
privados;
XI - estimular a capacitação
técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar
providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à
política nacional de arquivos públicos e privados;
XIII - promover a elaboração
do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com
outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber
elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear
ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público
formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura,
ciência, tecnologia, informação e informática.
Art. 3o
São membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do
Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do
Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do
Poder Judiciário Federal;
IV - dois representantes do
Poder Legislativo Federal;
V - um representante do
Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos
Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes
dos Arquivos Públicos Municipais;
VIII - um representante das
instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de
associações de arquivistas;
X - três representantes de
instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de
ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
§ 1o Cada
Conselheiro terá um suplente.
§ 2o Os
membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes
serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e
pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal,
respectivamente.
§ 3o Os
conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão
designados pelo Presidente da República, a partir de listas
apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República,
mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades
representados.
§ 4o O
mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma
recondução.
§ 5o O
Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será
substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4o
Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao
CONARQ.
Art. 5o O
Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em
caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e,
extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a
requerimento de dois terços de seus membros.
§ 1o O
CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.
§ 2o As
reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede
do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad
referendum deste, sempre que razão superior indicar a
conveniência de adoção dessa medida.
Art. 6o O
CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de
dez conselheiros.
Art. 7o O
CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais,
com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos
necessários à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras
setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para
questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de
segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras
técnicas.
Parágrafo único. Os
integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo
Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário.
Art. 8o É
considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer
remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e
de integrante das câmaras e comissões.
Art. 9o A
aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste,
é da competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da
República.
Capítulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por
finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como
órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder
Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder
Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder
Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito
Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais
dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 1o Os
arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados
sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus
órgãos centrais.
§ 2o As
pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de
arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o
órgão central.
Art. 13. Compete aos
integrantes do SINAR:
I - promover a gestão, a
preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua
esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas
emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área
de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão
central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a
racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a
integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o
acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao
CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações
sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios
ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados;
VIII - promover a integração
e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os
arquivos privados que possam ser considerados de interesse público
e social;
X - comunicar ao CONARQ,
para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio
arquivístico nacional;
XI - colaborar na elaboração
de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a
arquivos;
XII - possibilitar a
participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras
setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar
aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo,
garantindo constante atualização.
Art. 14. Os integrantes do
SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem
prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
Capítulo III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de
documentos:
I - produzidos e recebidos
por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais, em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder
Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles
decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e
pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos
pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das
Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de
outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição
dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ
constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
Art. 16. Às pessoas físicas
e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no
exercício de atividades públicas.
Art. 17. Os documentos
públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico
das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão
recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de
competência.
§ 1o O
recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula
específica de edital nos processos de desestatização.
§ 2o Para
efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o
processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as
normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação,
classificação e avaliação do acervo arquivístico.
§ 3o Os
documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das
empresas mencionadas no § 2o, enquanto
necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em
instrução expedida pelo CONARQ.
§ 4o Os
documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são
sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei no
8.159, de 1991.
§ 5o A
utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor
permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas
e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às
instruções do CONARQ sobre a matéria.
Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Seção I
Das Comissões
Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração
Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação
de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida
e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação
dos destituídos de valor.
§ 1o Os
documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados
e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos,
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e
destinação expedida pelo CONARQ.
§ 2o Os
documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela
referida no § 1o serão submetidos às Comissões
Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades
geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e
destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo
Nacional.
§ 3o Os
documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e
selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em
conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação,
elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas
pelo Arquivo Nacional.
Seção II
Da Entrada de
Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos
arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou
recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados,
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
de instrumento descritivo que permita sua identificação e
controle.
Parágrafo único. As
atividades técnicas referidas no caput, que precedem à
transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas
e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os
órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência
da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a
orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio
documental acumulado, nos termos do § 2o do art.
7o da Lei no 8.159, de
1991.
Art. 21. A Casa Civil da
Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional,
baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados
pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para a
plena consecução das medidas constantes desta Seção.
Capítulo V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E
SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos
privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos
relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional
podem ser declarados de interesse público e social por decreto do
Presidente da República.
§ 1o A
declaração de interesse público e social de que trata este artigo
não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em
instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por
parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.
§ 2o São
automaticamente considerados documentos privados de interesse
público e social:
I - os arquivos e documentos
privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos
presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei
no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de
arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à
vigência da Lei no
3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo
com o art. 16 da Lei
no 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por
iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da
República, com vistas à declaração de interesse público e social de
arquivos privados pelo Presidente da República.
§ 1o O parecer será instruído com
avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída
pelo CONARQ.
§ 2o A avaliação referida no §
1o será homologada pelo Presidente do CONARQ.
§ 3o Da decisão homologatória caberá
recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência
da República, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de
janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietário ou
detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social
deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de
guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do
território nacional.
Art. 25. A alienação de
arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser
precedida de notificação à União, titular do direito de
preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias,
interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei no
8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietários
ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público
e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia,
ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietários
ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público
e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com
outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do
acervo.
Art. 28. A perda acidental,
total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse
público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser
comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.
Capítulo VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos
eletrônicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa
Civil da Presidência da República baixará instruções complementares
à execução deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada
competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República,
permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que
trata o § 3o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 33. Ficam revogados os
Decretos nos 1.173, de 29
de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril
de 1995, 2.182, de 20 de março de
1997, e 2.942, de 18 de janeiro de
1999.
Brasília, 3 de janeiro de 2002;
181o da Independência e 114o da
República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Este texto não substitui o
publicado no D.O.U. 4.1.2002
