4.915, De 12.12.2003
Presidência da
República
Casa CivilSubchefia para Assuntos
Jurídicos
DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE
2003.
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e
dá outras providências.
O PRESIDENTE DA
REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84,
incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o
disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25
de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073,
de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de
sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades da administração pública federal.
§ 1o Para
os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles
produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração
pública federal, em decorrência do exercício de funções e
atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos.
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base
no art. 3o da
Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos,
em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2o O
SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e
aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma
ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações
neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as
atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos
órgãos setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas
relativas à gestão de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produção
da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir
os custos operacionais e de armazenagem da documentação
arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio
documental arquivístico da administração pública federal;
VII - articular-se com os
demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal.
Art. 3o Integram o SIGA:
I - como órgão central, o
Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais,
as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão
de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;
III - como órgãos
seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.
Art. 4o
Compete ao órgão central:
I - acompanhar e orientar,
junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas
relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo
Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II - orientar a
implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de
trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos
setoriais;
III - promover a
disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o
aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter
intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas
afins, nacionais e internacionais;
V - estimular e promover a
capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo.
Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e
controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu
âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da
República;
II - implementar e
acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos
procedimentos técnicos relativos às atividades de produção,
classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação,
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e
recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e
às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração
de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas
funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e
acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais;
IV - coordenar a aplicação
do código de classificação e da tabela de temporalidade e
destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio,
instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio
da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o
art. 18 do Decreto
no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar,
após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e
destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-fim;
VI - promover e manter
intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas
afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos
servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a
capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem
garantindo constante atualização.
Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central,
a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:
I - assessorar o órgão
central no cumprimento de suas atribuições;
II - propor políticas,
diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a
serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública
federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da
República;
III - propor aos órgãos
integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao
aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de
arquivo;
IV - avaliar os resultados
da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem
necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.
Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do
SIGA:
I - o Diretor-Geral do
Arquivo Nacional, que a presidirá;
II - um representante do
órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional;
III - um representante do
Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática -
SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e
Gestão;
IV - um representante do
Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do
Planejamento, Orçamento e Gestão;
V - os coordenadores das
subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.
§ 1o Poderão participar das reuniões como
membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente,
especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando
julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros.
§ 2o O
Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a publicação
deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em
Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de
seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão
central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da
Presidência da República.
Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios
e nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a
publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam
representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com
vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a
serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA.
Parágrafo único. As
subcomissões serão presididas por representante designado pelo
respectivo Ministro.
Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se
ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste
Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa
decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e
entidades da administração pública federal.
Art. 10. Fica instituído
sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a
finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e
entidades da administração pública federal.
Parágrafo único. Os órgãos
setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e
processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção
do sistema de que trata o caput deste artigo.
Art. 11. Compete ao Arquivo
Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento, para
aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da
República, das normas complementares a este Decreto, deliberadas
pela Comissão de Coordenação do SIGA.
Art. 12. Este Decreto entra
em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 12 de dezembro de
2003; 182o da Independência e
115o da República.
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA
José Dirceu de Oliveira e Silva
Este texto não substitui o publicado
no D.O.U. de 15.12.2003
